SURAT MENYURAT

Definisi Surat

·         Ditinjau dari wujudnya

Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.

·         Ditinjau dari fungsinya

Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.

Bagian-Bagian Surat:

1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat
9. Salam penutup
10. Nama perusahaan atau organisasi
11. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat
12. Tembusan atau tindasan
13. Inisial
14. Stempel perusahaan atau organisasi

Macam-Macam Bentuk Surat:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk indented
5. Bentuk official
6. Bentuk paragraf menggantung

Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:

1.      Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:

Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan

Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi

Pemakaian kertas yang sesuai dengan:

Ukuran      : kuarto berukuran 21x29 cm

Jenis          : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan

Warna        : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

2.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:

Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu

Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya

3.      Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

4.      Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian  kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang  kedaerah-daerahan.

5.      Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

Ø  Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

Ø  Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

Ø  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

Ø  Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Bahasa efektif

            Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:

1.      Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim

2.      Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.

3.      Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4.      Sopan

Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

a.       Kalimat bervariasi

b.      Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus

c.       Menggunakan kata sapaan atau kata ganti

d.      Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

5.      Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan

a.       Kalimat bervariasi

b.      Paragraph induktif

c.       Gaya bahasa